Planilhas: organizando números sem medo

Se o editor de texto é a folha de papel, a planilha é a tabela que você desenha numa cartolina grande, com linhas, colunas e contas que se atualizam sozinhas. É ótima pra controlar gastos, fazer orçamentos, organizar uma lista de clientes ou calcular médias. Os programas mais usados são o Microsoft Excel, o Google Planilhas (que roda no navegador) e o LibreOffice Calc, que é gratuito.

Células, linhas e colunas

A planilha é feita de células, cada uma dessas caixinhas onde você escreve um valor. As colunas são identificadas por letras (A, B, C...) e as linhas por números (1, 2, 3...). Assim, a célula que fica na coluna B e na linha 3 se chama B3. É esse nome que você usa nas fórmulas.

Dentro de uma célula cabe um texto, um número, uma data ou uma fórmula. Pra escrever, clique na célula e digite. Pra confirmar, aperte Enter, e o cursor desce pra célula de baixo.

Fórmulas: o que faz a planilha trabalhar

Uma fórmula sempre começa com o sinal de igual. Por exemplo, =A1+A2 soma o valor de duas células. Mas o mais útil é somar uma faixa inteira de uma vez: =SOMA(A1:A10) soma tudo que está da célula A1 até a A10. O sinal de dois pontos indica "de tal até tal".

Outra fórmula muito usada é =MÉDIA(A1:A10), que calcula a média desses valores. A vantagem é que, se você mudar um número da faixa, o resultado se atualiza sozinho. É isso que torna a planilha tão útil: você escreve a conta uma vez e ela segue trabalhando por você.

Uma tabela de gastos mensais

Imagine uma planilha simples pra controlar o orçamento da casa ou do negócio. Na linha 1, coloque os títulos das colunas: Data, Descrição, Categoria e Valor. Nas linhas seguintes, anote cada gasto. No fim da lista, use =SOMA(D2:D100) pra ver o total gasto.

Para entender pra onde o dinheiro está indo, use o filtro. Selecione o cabeçalho, ative a opção de filtro no menu de dados e escolha, por exemplo, só a categoria "Alimentação". A planilha mostra apenas as linhas que batem com o critério, sem apagar nada dos outros dados.

Salvando e compartilhando

Salve a planilha com Ctrl+S, dando um nome com data, como você já aprendeu no guia de arquivos. No Excel, o formato padrão é o .xlsx. Pra enviar pra alguém que não usa o mesmo programa, o formato .xlsx costuma abrir sem problemas em quase todos os outros programas de planilha. E, se precisar só mostrar o resultado sem permitir alterações, exporte como PDF, do mesmo jeito que fizemos com o documento de texto.

Um cuidado importante

Ordenando dados

Quando a planilha fica grande, ordenar ajuda a enxergar o que importa. Selecione a tabela inteira, incluindo o cabeçalho, e use a opção de classificar ou ordenar no menu de dados. Escolha a coluna pela qual quer organizar, do menor para o maior ou o contrário. Assim você descobre rapidamente, por exemplo, quais foram os gastos mais altos do mês.

Cuidado com a seleção: se você selecionar só uma coluna e ordenar, os dados das outras colunas ficam desalinhados em relação às linhas. Por isso, sempre selecione todas as colunas da tabela antes de ordenar.

Fazendo um gráfico simples

Um gráfico transforma números em algo que dá para ver de relance. Selecione os dados que quer mostrar, incluindo os títulos, e escolha a opção de gráfico no menu de inserir. Um gráfico de colunas mostra quanto cada categoria gastou, e um de pizza mostra a parte de cada uma no total. Escolha o que deixa a informação mais clara, não o mais bonito.

Células vazias e fórmulas

A função de soma ignora células vazias, então uma célula sem valor não atrapalha o total. Já uma célula com texto no lugar de número pode dar resultado errado, porque a planilha não consegue somar texto. Se um total parecer estranho, confira se algum número está digitado como texto, geralmente alinhado à esquerda da célula.

Planilha é ótima pra fazer conta, mas evite deixar informações sensíveis, como senhas ou dados de cartão, guardadas nela sem proteção. Se a planilha contém dados de clientes, guarde-a numa pasta organizada e faça cópia de segurança, como vimos no guia de arquivos. Com o tempo, você vai perceber que ela é uma das ferramentas que mais economizam trabalho no dia a dia.